Nhập từ cần tìm và nhấn Enter

author photo
Đăng bởi: Thời gian:
BẠN CÓ MUỐN ĐẶT QUẢNG CÁO CHỖ NÀY KHÔNG - LIÊN HỆ NHÉ
Vấn đề lớn nhất của ông với quản lý email là sự trì hoãn. Chúng tôi tiếp tục hoãn các email đến một điểm mà chúng ta không còn biết bắt đầu từ đâu, và dần dần mất quyền kiểm soát các hộp thư đến của chúng ta.

Tôi không nói rằng bạn không bao giờ nên trì hoãn một email (chúng tôi đến đó sau đó trong bài viết). Vấn đề là ngay cả khi chúng ta biết chính xác phải làm gì với email, chúng ta sẽ trì hoãn nó một thời gian sau, thỉnh thoảng có thói quen tuyệt đối, hoặc chúng ta chỉ lười biếng.

May mắn thay, đối với những người như chúng tôi, Microsoft đã phát triển một giải pháp thú vị để quản lý email hiệu quả - mô hình 4D. Nó được thiết kế để giúp bạn nhanh chóng quyết định nên làm gì với email và cách xóa nó khỏi hộp thư đến của bạn.
Cách sử dụng phương pháp 4D cho quản lý Email
Theo mô hình 4D, mỗi lần một email đến trong hộp thư đến của bạn, bạn có thể thực hiện một trong những cách sau:
  1. Xóa đi - Delete it
  2. Làm đi - Do it
  3. Ủy thác nó - Delegate it
  4. Hoãn lại - Defer it
Hãy lặn xuống.

Xóa đi - Delete it

Trên thực tế, 50 phần trăm email bạn nhận được có thể bị xóa ngay khi bạn nhìn thấy chúng.

Lý do chúng tôi không xóa email ngay khi nhìn thấy chúng: sợ hãi, chúng tôi sợ chúng tôi có thể cần thông tin đó sau.

Hãy tự hỏi mình: tỷ lệ phần trăm email bạn giữ thực sự trở nên hữu ích, bao giờ hết?

Nếu câu trả lời của bạn là 'rất nhiều', bạn đang đi đúng hướng. Nhưng, đối với hầu hết chúng ta, chúng tôi lưu trữ nhiều hơn chúng ta cần. Hầu hết các email chúng tôi lưu trữ không bao giờ sử dụng bao giờ hết.

Hãy tự hỏi mình một vài câu hỏi:
Email có chứa thông tin liên quan trực tiếp đến những gì bạn làm không? Nếu câu trả lời là Không, hãy xóa nó. Không có thông tin lưu trữ điểm mà không liên quan đến trọng tâm cốt lõi của bạn.
Thông tin có trong email có thể được tìm thấy ở nơi nào khác không? Nếu câu trả lời là Có, hãy xóa nó. Tại sao lưu trữ nó khi bạn có thể nhận được cùng một nội dung chỉ bằng cách thực hiện tìm kiếm của Google.
Bạn có nghĩ rằng bạn sẽ cần thông tin đó trong sáu tháng tới? Nếu câu trả lời của bạn là Có, hãy xóa nó. Sáu tháng là một thời gian dài. Một phần tốt của bất cứ điều gì sẽ trở nên lỗi thời và không liên quan trong thời gian đó.
Nếu thông tin có trong một tài liệu chính thức hơn? Nói thông tin chính về một dự án hoặc một khách hàng. Nếu bạn không muốn làm cho hộp thư đến của bạn một thư viện mọi thứ bạn cần biết, hãy tiếp tục và xóa email đó.

Làm đi - Do it

Nếu một nhiệm vụ đến trong hộp thư đến của bạn và nó là cả hai điều quan trọng và chỉ có thể được thực hiện bởi bạn, nó có giá trị làm nó ngay lập tức.

Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy rằng làm việc trên công việc sẽ làm gián đoạn những gì bạn đang làm, thì tùy thuộc vào bạn.

Quy tắc chung là: Nếu bạn có thể giải quyết nó trong vòng chưa đầy hai phút , hãy làm ngay. Thêm nữa, và nó sẽ nhập vào danh sách việc cần làm của bạn.

Nếu bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ trong ít hơn hai phút, không có điểm để trì hoãn nó cho sau này. Bạn sẽ rất ngạc nhiên bởi số lượng email có thể được xử lý trong vòng chưa đầy hai phút. Một vài nghiên cứu nói rằng bạn có thể xử lý khoảng một phần ba thư điện tử của bạn trong ít hơn hai phút mỗi.

Loại email có thể được xử lý trong vòng chưa đầy hai phút:
FYI / Memo emails - Hầu hết thời gian, họ không yêu cầu bất kỳ hành động nào từ bạn. Bạn có thể hiểu nhanh những gì để làm với chúng và nộp chúng dưới nhãn tham chiếu nếu cần.
Email khuyến mại - Đây là những email quảng bá trang web, sự kiện, hội thảo trên web hoặc podcast. Hai phút là đủ để bạn đăng ký nếu bạn thấy phiếu mua hàng thú vị.
Thư nhắc nhở - Đây là những email từ những người muốn bạn thực hiện hành động hoặc đang chờ đợi kết quả. Kiểm tra tình trạng của tác vụ và trả lời bằng một cái gì đó như ' Tôi sẽ chuẩn bị sẵn sàng cho bạn vào cuối tuần này ' luôn luôn có thể được thực hiện trong vòng chưa đầy hai phút.
Thư mời - Email bắt buộc bạn phải thực hiện hành động nhanh: chấp nhận hoặc từ chối. Hành động khá đơn giản và luôn luôn có thể được giải quyết trong vòng chưa đầy hai phút.

Ủy thác nó - Delegate it

Nếu bạn thấy không thực hiện được việc xoá email hoặc làm việc ngay lập tức, hãy thử xem liệu nhiệm vụ có thể được ủy thác cho người khác trong nhóm của bạn hay không.

Nó cũng sẽ giải phóng nhiều thời gian hơn cho bạn để tập trung vào lĩnh vực cốt lõi của công việc của bạn. Có thể hiểu được rằng rất nhiều người đang do dự để ủy thác công việc cho người khác, nghĩ rằng nó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cuối cùng.

Có một quy tắc thú vị cho đoàn: Quy tắc 70 phần trăm - Nếu người bạn muốn chỉ định công việc có thể thực hiện nó ít nhất 70 phần trăm cũng như bạn có thể, hãy tiếp tục và ủy thác nó.

Loại email bạn nên ủy quyền:
Những thứ bao gồm các nhiệm vụ nhỏ và thông thường - Đây là những nhiệm vụ trông nhỏ, không đòi hỏi nhiều trí thông minh, không phù hợp với bộ kỹ năng của bạn, nhưng thêm lên rất nhiều trong một khoảng thời gian. Họ không phải là cấp bách hay chiến lược nhưng vẫn làm gián đoạn dòng chảy công việc của bạn. Ví dụ: thiết lập cuộc gọi với khách hàng.
Những điều đó bao gồm các nhiệm vụ bên ngoài khu vực quen thuộc của bạn - Bất cứ điều gì mà bạn sẽ phải mất nhiều thời gian để học và trở thành một chuyên gia luôn có thể được ủy thác cho người khác .
Những cái này bao gồm các tác vụ có thể được chia thành các bước có thể dạy được - Đây là những tác vụ trông phức tạp nhưng có thể được chia thành các bước đơn giản. Bạn phải xác định rõ nhiệm vụ cần làm cho từng bước, vẫn tham gia kiểm tra chất lượng và phê duyệt cuối cùng - bạn nên ủy thác nó. Ví dụ: phân loại các yêu cầu đến của trang web của bạn.
Những điều đó bao gồm những nhiệm vụ mà bạn không giỏi ở đây - Đây là những nhiệm vụ không phù hợp với sức mạnh của bạn, bạn cảm thấy không thể làm được việc đó, và bạn làm một công việc khủng khiếp với họ. Dấu hiệu bạn cần phải chú ý - bạn mất nhiều thời gian để hoàn thành thứ gì đó hơn là người có kỹ năng trong khu vực đó. Một ví dụ điển hình là chuẩn bị các sàn powerpoint.
Cách dễ nhất để ủy thác email là các tác vụ: Hiver cho phép bạn thiết lập hộp thư chung và bạn sẽ có thể ủy thác email cho đồng đội chỉ với hai cú nhấp chuột. Không chuyển tiếp. Không có CC. Theo dõi các nhiệm vụ này là hoàn toàn không có nỗ lực. Hãy thử miễn phí !

Hoãn lại - Defer it

Khi bạn không thể xóa nó, hoặc hoàn thành nó trong hai phút, hoặc ủy thác nó, nó về cơ bản có nghĩa là
  • Email yêu cầu bạn thực hiện một hành động nhất định
  • Tác vụ sẽ mất hơn hai phút
  • Bạn là người duy nhất có thể làm điều đó
Đây là những nhiệm vụ mà bạn sẽ phải làm việc với sự chú ý tập trung. Đặt lời nhắc cho chính bạn để xem lại công việc sau khi bạn xử lý xong email hoặc sau đó.

Việc hoãn một nhiệm vụ không khẩn cấp sẽ giảm áp lực ngay lập tức và cho phép bạn nhắm mục tiêu các nhiệm vụ quan trọng của mình trước tiên.

Thật thú vị, khi bạn bắt đầu theo mô hình 4D đúng cách, bạn sẽ nhận ra rằng chỉ có 10 phần trăm email sẽ rơi vào thể loại này.

Cách đơn giản nhất để nhắc nhở mình về những email là sử dụng Email Reminder của Hiver. Nó báo lại email. Biết nhiều hơn .

Cách sử dụng 4 D của quản lý email

Hãy lấy một ví dụ để xem mô hình hoạt động như thế nào trong thực tế. Giả sử bạn có bốn email trong hộp thư đến của bạn:
  1. Trả lời email lạnh
  2. Lên lịch cuộc họp với James
  3. SEO cho trang đích bị hỏng
  4. CEO muốn cập nhật số lượng tiếp thị
Hãy xem D áp dụng cho mỗi email.
  1. Trả lời email lạnh - Bạn thấy một email lạnh từ một tác giả không biết ai muốn đóng góp một bài đăng khách trên blog của bạn. Đây là công việc Xoá của bạn .
  2. Lên kế hoạch một cuộc gặp với James - Bạn nên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng trước tiên và sau đó tìm ra ngày và giờ nào hợp lý để bắt kịp James. Đây là nhiệm vụ Defer của bạn .
  3. SEO cho trang đích bị hỏng - Bạn muốn gửi cho người tiếp thị kỹ thuật số trong nhóm của bạn hoặc tại cơ quan. Đây là nhiệm vụ Ủy quyền của bạn .
  4. Cập nhật số lượng tiếp thị - Đây là một nhiệm vụ cấp bách và chỉ có thể được thực hiện bởi bạn. Việc cập nhật một excel mất một phút. Đây là nhiệm vụ Do của bạn .

Đóng gói: Làm cho nó một thói quen, không phải là một tập thể dục một lần

Nếu bạn thực sự muốn xử lý số lượng lớn các email tốt, làm cho một thói quen và không phải là một tập thể dục một lần.

Thiết lập thời gian khi bạn ngồi và xử lý email mỗi ngày. Bạn sẽ dần dần giải phóng thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng.

Một nghiên cứu gần đây cho biết hầu hết các hộp thư đến của công ty đều theo một xu hướng tương tự:
  • 50 phần trăm của email có thể bị xóa (hoặc nộp) ngay lập tức
  • 30 phần trăm có thể được giải quyết trong ít hơn hai phút mỗi
  • 20% có thể được ủy thác hoặc hoãn lại
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, khi bạn bắt đầu theo quy tắc 4D với kỷ luật tốt, việc xử lý từ 50 đến 100 email sẽ không mất hơn một giờ.

Xem nhiều bài viết hay nữa: http://www.dichvuonline.info/

Cảm ơn bạn đã phản hồi!

Nhấp để nhận xét